Sekitar 25 perwakilan sekolah yang terdiri dari kepala sekolah, guru, dan pengelola perpustakaan sekolah di area Jabodetabek mengikuti Workshop Pengelolaan Perpustakaan Sekolah yang diprakarsai oleh Yayasan Pengembangan Perpustakaan Indonesia (YPPI) dengan kerjasama berbagai pihak, antara lain Perpustakaan Nasional, SMA Cinta Kasih Tzu Chi, Gramedia, Periplus dan Bank Indonesia pada Rabu dan Kamis, 11-12 September 2019. Workshop ini dilaksanakan di aula SMA Cinta Kasih Tzu Chi, Cengkareng, Jakarta Barat.

Perwakilan pihak Gramedia pada Workshop Pengelolaan Perpustakaan Sekolah di Aula SMA Cinta Kasih Tzu Chi

Acara dibuka dengan sambutan oleh Ketua YPPI, Trini Haryanti dan Umi, staf perpustakaan SMA Cinta Kasih Tzu Chi. Workshop dimulai dengan bina suasana agar setiap peserta maupun panitia memiliki konsepsi yang sama mengenai aturan, materi dan hal lain mengenai workshop. Hal ini juga dilakukan untuk memberikan kesan ceria dan tidak terlalu kaku kepada peserta dalam mengikuti workshop selama dua hari.

Bina Suasana workshop dipimpin oleh Cahya dari YPPI

Workshop Perkembangan Perpustakaan

Workshop dimulai mengenai gambaran perkembangan perpustakaan saat ini oleh Yogiswara Javmika dari Perpustakaan Binus University. Beliau merupakan Reader Services Section Head di Perpustakaan Binus dan penilai kompetensi putakawan untuk sertifikasi pustakawan. Peserta diberikan gambaran akan perkembangan perpustakaan dari jaman menggunakan katalog dan rak panjang katalog hingga penggunaan Internet of Things (IoT), augmented reality, dan yang lebih sederhana adalah penggunaan teknologi informasi untuk kolaborasi dengan bidang perpustakaan seperti penggunaan otomasi perpustakaan maupun katalog online.

Menurut Yogiswara, perpustakaan perlu mengikuti perkembangan teknologi dan mengintegrasikannya dengan tubuh perpustakaan agar perpustakaan dapat bertahan. Selain itu, dengan perkembangan teknologi yang mempengaruhi tipe pengguna, tipe perpustakaan lama sudah mulai ditinggalkan. Terdapat perubahan-perubahan fenomena dalam dunia perpustakaan. Yogiswara mengusulkan bahwa perpustakaan dapat menerapkan katalog online dan otomasi perpustakaan untuk menyederhanakan dan membuat operasi perpustakaan lebih efektif. Selain itu, konsep perpustakaan dengan konsep open space dengan fasilitas yang mendukung dapat membuat perpustakaan lebih menarik bagi pengguna.

Yogiswara Javmika dari Perpustakaan Binus University saat mengisi acara workshop

Pustakawan perlu memiliki pengetahuan, sikap dan keterampilan baru serta antusiasme untuk adaptasi dan belajar, tambahnya. Penerapan TIK, ruang belajar virtual, konsep desain dan tata letak, makerspace dan kolaborasi berbagai pihak dirasa penting dalam perubahan fenomena ini.

Workshop katalogisasi

Sesi kedua diisi oleh Triani Rahmawati dari Perpustakaan Nasional mengisi materi mengenai katalogisasi. Menurutnya, perpustakaan yang baik juga memerlukan pengelolaan termasuk klasifikasi koleksi dan katalogisasi yang sesuai standar. Hal ini juga terkait dengan akreditasi perpustakaan sekolah mereka. Dalam hal klasifikasi, pemahaman peserta sudah tergolong cukup baik dan rata-rata telah menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) di sekolah mereka. Namun, peserta merasa belum melakukan pengelolaan di perpustakaan sesuai pedoman. Masalahnya adalah karena umumnya pengolahan dilakukan sendiri (single librarian) dari tahap awal hingga akhir bahkan juga sebagai guru yang mengajar.

Salah satu peserta yang juga merupakan guru Bahasa Indonesia memperhatikan materi yang disampaikan pembicara

Katalogisasi dan klasifikasi diperlukan agar pengelolaan perpustakaan menjadi lebih rapi dan terstruktur. Selain itu, salah satu inti dari pelayanan perpustakaan adalah penemuan kembali informasi. Kedua hal ini adalah upaya dalam meningkatkan kualitas dari penemuan kembali informasi untuk pengguna.

Dari diskusi dalam sesi ini, terdapat berbagai fenomena yang dapat dipetik dari pengelolaan perpustakaan sekolah. Salah satu peserta mengungkapkan bahwa minat siswa dalam berkunjung terglong bagus sekitar 25-40 pengunjung dengan alasan umumnya untuk ngadem, wifi, dan membaca novel. Menurut Triani, hal tersebut tidak merupakan sebuah masalah. Pustakawan sebaiknya tidak memasang wajah masam jadi pengunjung tidak takut datang ke perpustakaan. Perpustakaan perlu menciptakan perpustakaan yang nyaman tempat dan hati. “Awalnya mungkin cuma ngadem tapi lama-lama pasti juga membaca/memanfaatkan”, ujarnya.

Selain itu, penyiangan koleksi (weeding) masih belum efektif dilakukan oleh perpustakaan sekolah. Penyiangan sulit dilakukan karena birokrasi provinsi dan terkait pemeriksaan. Hal ini karena hibah buku paket dari pemerintah tersebut merupakan aset yang dapat diaudit sewaktu-waktu sehingga pustakawan bingung saat mau menyiangi buku-buku paket yang kurang diperlukan, karena biasanya buku-buku lain atau tahun sebelumnya masih bisa digunakan namun buku hibah selalu datang. Sistem birokrasi juga masih belum jelas dan belum tegas.

Menurut salah satu peserta, ia menyarankan kepala sekolah paling tidak pernah diklat kepustakaan sebelum dilantik sehingga mengerti hal tentang perpustakaan jadi beliau tidak hanya mengikuti prosedur dan tidak memberikan solusi nyata saat pustakawan bingung mengenai apa yang harus dilakukan dengan buku-buku yang tidak diperlukan itu. Saat berdiskusi tentang penyiangan buku-buku ini dengan kepala sekolah, banyak kepala sekolah yang tidak berani mengizinkan penyiangan karena “sudah dari sananya begitu prosedurnya”.

Di ujung sesi, peserta mengatakan bahwa mereka tidak memiliki daftar tajuk subyek setelah Triani bertanya apakah perpustakaan sekolah mereka menggunakan daftar tajuk subyek dalam kegiatan katalogisasi. Daftar Tajuk Subyek merupakan salah satu komponen agar pengelolaan perpustakaan dapat menjadi lebih rapi, terstruktur dan sesuai pedoman. Triani mengatakan bahwa ia akan mengupayakan memberikan Daftar Tajuk Subyek dari Perpustakaan Nasional pada masing-masing sekolah peserta dengan gratis.

Workshop aplikasi otomasi perpustakaan, SLiMS

Workshop hari kedua diisi oleh workshop mengenai otomasi perpustakaan, salah satu fitur yang dapat memudahkan pengelolaan perpustakaan, apalagi pustakawan sekolah yang sering menjadi single librarian. Selain itu, dengan adanya otomasi perpustakaan, alur dan proses di perpustakaan bisa menjadi lebih rapi dan terintegrasi.

Triawan menjelaskan mengenai sistem kerja aplikasi SLiMS

Pada workshop ini, Triawan Mardiasa Sutisno, seorang pustakawan dan database specialist di STH Indonesia Jentera menjadi pembicara untuk memberikan workshop mengenai salah satu aplikasi otomasi perpustakaan, Senayan Library Management System (SLiMS). Pada umumnya peserta belum familiar dengan SLiMS, walaupun ada yang telah familiar dengan SLiMS namun belum mendapatkan pemahaman sempurna. Triawan menjelaskan dari sejarah SLiMS, sistem kerja SLiMS hingga pada pengoperasian SLiMS di perpustakaan.

Triawan membimbing salah satu peserta dalam pengimplementasian SLiMS

Peserta diberikan copy-an SLiMS portable kepada masing-masing peserta. Kemudian Triawan membimbing peserta dari hal teknis terkait IT dari SLiMS, login, menu bibliografi koleksi, input koleksi, keanggotaan, sirkulasi, pelabelan koleksi, juga peminjaman. Aplikasi SLiMS dapat mencakup proses pengelolaan perpustakaan secara lengkap dalam integrasi satu aplikasi sehingga dapat mempermudah pengelolaan perpustakaan. “Waktu itu ada tren tinggi otomasi perpustakaan. Pengadaan, peminjaman, laporan, inventarisasi, label, bagaimana jika semua dilakukan manual? Jika koleksi ribuan, berapa buku input yang harus dibuat? Belum peminjaman. Human error bisa sangat tinggi. Itu yang mendorong otomasi perpustakaan.”, ujar Triawan.

Peserta sedari awal, sebelum workshop dilakukan, diminta memberikan hal-hal yang baik dan kurang baik dari perpustakaan di sekolah mereka. Mereka juga diminta untuk menulis harapan-harapan yang mereka inginkan untuk perpustakaan mereka ke depannya pada sebuah sticky notes yang ditempel pada kertas karton di dinding.

Salah satu peserta membacakan harapan-harapan yang ditulis mengnai perpustakaan sekolah mereka

Dengan adanya kolaborasi dan frekuensi yang sama antara berbagai pihak, semoga workshop ini dan kegiatan kolaborasi apapun ke depannya dapat memberikan hasil positif dalam pengembangan perpustakaan sekolah di Indonesia. Kegiatan semacam ini diperlukan, juga tak kalah penting kerjasama dari berbagai pihak agar menimbulkan efek berkelanjutan dari pengembangan skill, kmpetensi dan kualitas pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Salam Literasi!

Peserta, pembicara dan pihak YPPI berfoto bersama selepas workshop