Walaupun terdengar tidak semegah itu, dokumen merupakan komponen penting dalam kehidupan manusia. Bagaimana? Dokumen merupakan tanda bukti eksistensi manusia di atas dunia ini. Bayangkan seseorang dari masa sebelum dokumen mulai dikenalkan dan lazim digunakan, tidak pernah memiliki tanda bukti apapun sebagai bentuk eksistensinya pernah berada di atas dunia ini. Bagaimana jika seseorang perlu untuk mencari tahu mengenai identitas orang tersebut di masa jauh setelah meninggalnya diri seseorang tersebut? Tak ada akta, kartu tanda penduduk, tanda izin mengemudi, tak ada tanda kepemilikan bangunan. Berbagai urusan masih lazim dilakukan dengan kesepakatan antar mulut atau tidak secara tertulis. Dengan begini, pasti sulit untuk menemukan informasi mengenai identitas seseorang tersebut. Tak ada bukti fisik eksistensinya pernah berada di atas dunia ini.

Sumber gambar : ademero.com

Secara sadar atau tidak, seiring perkembangan jaman, manusia mulai menyadari pentingnya dokumen dan melakukan sesuatu untuk itu. Dokumen berbanding lurus dengan kehidupan manusia, di berbagai aspek kehidupan, tanpa disadari. Di antara kita, pasti tidak ada yang ingin kehilangan akta kelahiran, ijazah, surat tanda kepemilikan tanah atau bangunan, atau bahkan surat berharga dari seseorang yang kita kasihi; misal surat pertama dari istri saat masih muda atau surat dari seseorang yang jauh. Sebagai sedikit pengetahuan istilah, surat-surat seperti ini memiliki guna jangka panjang yang tak lekang oleh waktu yang disebut dengan arsip statis.

Macam-macam arsip (dokumen)

Jadi, terdapat dua jenis besar dari arsip atau dokumen ini; arsip statis yang telah disebutkan, dan arsip dinamis. Sederhananya, arsip dinamis ini dapat diartikan sebagai arsip-arsip atau dokumen yang dibuat untuk jangka waktu pendek dan tidak memiliki nilai sentimental setinggi arsip statis, misalnya arsip data kehadiran mahasiswa dan surat tugas jalan seorang pegawai lapangan. Arsip-arsip ini akan dimusnahkan suatu waktu karena nilai gunanya tidak ada lagi. Data kehadiran mahasiswa hanya dapat berfungsi tinggi saat semester berjalan atau beberapa saat setelahnya untuk keperluan administratif.

Teknik umum pelestarian dokumen

Kita akan membicarakan condong ke arsip statis dalam artikel ini, terkait enkapsulasi. Pernah dengar enkapsulasi? Bagaimana dengan laminating? Ya, setiap orang pernah mendengar laminating. Kita melakukannya setidaknya satu kali dalam hidup kita. Jika kita singgung mengenai pelestarian, perawatan atau penanganan terhadap dokumen, sudah sewajarnya banyak orang yang langsung mengasosiasikannya dengan laminating, atau menyimpan di dalam map tertutup di tempat yang bersih. Beberapa dokumen seperti akta kelahiran dan surat penting lainnya, bahkan kita tidak ingin melipat dokumen tersebut dan ingin kertas tersebut tetap tanpa cela, sebagai satu kertas lurus yang rapi dan bersih. Dokumen-dokumen ini sering diperlakukan berbeda dengan dokumen lainnya, karena nilai sentimental yang dimiliki penggunanya.

Karena itu, kita melaminating dokumen-dokumen tersebut. Kita ingin dokumen tersebut bebas dari air, noda, mikroorganisme dan tetap ingin dokumen tersebut lurus dan rapi. Kita akan melindungi dokumen tersebut dengan bahan tertentu. Laminating. Dengan laminating, seluruh permukaan dokumen akan terlindungi.

Namun, laminating memiliki kelemahan tertentu. Ia bukan untuk semua jenis dokumen. Ia dapat berfungsi dengan baik terhadap dokumen-dokumen tertentu, namun tidak dengan yang lain. Dengan melaminating dokumen, kita meletakkan dua plastik laminasi mengapit dokumen di tengah-tengahnya, menempelnya dengan menekan tersebut dengan panas tertentu agar plastik pelindung menempel dengan dokumen. Kita letakkan dokumen tersebut di dalam lemari untuk disimpan. Namun, dalam jangka waktu lama, dokumen ini akan menyatu dengan plastik pelindungnya karena menempel dengan dokumennya. Dengan mencabut plastik pelindung, karena suatu alasan, dari dokumennya maka bagian atas dokumen tersebut akan menempel pada plastik pelindungnya, bisa tulisan dari tinta yang terdapat pada dokumen maupun bagian tipis terluas kertas dokumen akan ikut terbawa dengan plastik tersebut karena telah menempel dengan jangka waktu yang lama.

Enkapsulasi

Untuk dokumen-dokumen seperti ini, disarankan dengan cara enkapsulasi. Enkapsulasi memang terlihat mirip dengan laminating namun, secara sederhana enkapsulasi dapat diartikan proses pelestarian dokumen atau arsip dengan menggunakan dua plastik polyester transparan (mengapit dokumen) yang direkatkan dengan double tape agar plastik tersebut menempel namun tidak di sekelling dokumen. Dokumen perlu bersih, kering dan bebas asam. Dokumen yang dienkapsulasi diberikan sedikit celah di bagian sudut dan dipotong sedikit agar menjadi jalur keluar masuk udara, sehingga double tape tidak direkatkan pada bagian-bagian tersebut. Dengan cara ini, kita dapat mengambil kembali dokumen aslinya suatu saat hanya dengan memotong plastik pelindung dokumen.

Contoh penggunaan enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Bahkan dalam penggunaan sehari-hari seperti visi-misi instansi di dinding, ANRI menggunakan teknik enkapsulasi ketimbang laminating.

Proses enkapsulasi pun sangat mudah. Berdasarkan Prosedur Tetap Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tentang Perbaikan Arsip Konvensional (ANRI, 2010), langkah-langkah perbaikan arsip konvensional menggunakan metode enkapsulasi manual adalah sebagai berikut:

  • Menyiapkan peralatan dan perlengkapan

Peralatan yang perlu dipersiapkan yaitu: gunting/gunting kuku/hook cutter, penggaris besi, cutter/kacip, kuas halus/sikat halus, alas kaca/karet magic cutter, pemberat, roll/wiper, kain lap halus/katun, karet penghapus. Bahan-bahan yang diperlukan yaitu: arsip kertas, astralon/plastik mylar/polyester dengan tebal 0,1 s/d 0,14 mm, perekat strip double sided/double tape biasanya digunakan 3M scotch Brand No 415.

  • Bersihkan setiap lembar arsip kertas dari debu dan kotoran yang menempel dengan menggunakan sikat halus/kuas, dengan cara menghapus atau menyapu kotoran dari arah tengah arsip menuju bagian tepi dan dilakukan searah untuk menjaga arsip tidak sobek atau mengkerut. Debu atau kotoran yang melekat kuat pada arsip dihapus dengan menggunakan karet penghapus, kemudian ampas penghapus tersebut disapukan dengan menggunakan kuas seperti di atas.
  • Enkapsulasi manual

Siapkan dua lembar plastik polyester dengan ukuran kira-kira 2,5 cm lebih panjang dan lebih lebar dari arsip.

Tempatkan plastik polyester di atas kaca atau karet magic cutter dan bersihkan dengan kain lap.

Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip.

Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudutnya. Perekat double tape tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip.

Tempatkan plastik polyester penutup di atas arsip dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip tersebut.

Lepaskan lapisan kertas pada double tape di bagian A dan B (lihat gambar 4).

Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dari dalam dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester (lihat gambar 5).

Lepaskan sisa kertas dari double tape pada bagian sisi C dan D dan gunakan rol untuk merekatkan double tape pada keempat sisi.

Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Pemotongan dapat dilakukan dengan kacip (gambar 6) atau dengan menggunakan cutter dan penggaris besi.

Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter atau gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar.

Hasil enkapsulasi ditunjukkan pada gambar berikut:

Dengan bahan-bahan yang mudah didapat, bahkan enkapsulasi dapat dilakukan sendiri dengan cepat. Kesadaran dan tindakan yang tidak memakan waktu lama ini dapat berdampak sangat positif di saat bahkan kita mungkin tidak menyadarinya. Kesadaran pelestarian dokumen perlu dibiasakan dan menjadi perhatian kita agar nilai guna dan fisik dokumen tetap terjaga saat kita membutuhkannya. Dengan teknik enkapsulasi, kita dapat merasa lebih aman dan tidak waswas terhadap fisik dokumen pada jangka panjang. Jika kita membutuhkannya suatu saat, kita dapat memperoleh dokumen fisik aslinya dengan mudah, hanya dengan memotong plastik pelindung dengan double tape-nya. Laminating dapat menjadi salah satu pilihan yang baik dengan jenis dokumen yang tepat. Maka, perlu sedikit pertimbangan bagi kita mana teknik yang lebih baik dalam melestarikan dokumen tertentu, apakah akan kita laminating atau enkapsulasi?

Sumber referensi:

Arsip Nasional Republik Indonesia. Protap No. 22 Tahun 2010 Tentang Perbaikan Arsip Konvensional. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia, 2010. File PDF. 3 September 2019.